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O controle da jornada de trabalho dos funcionários sempre foi uma grande preocupação nas maioria das empresas. Esse controle é fundamental para evitar o excesso de faltas e atrasos. Por isso, o relógio de ponto surgiu como a principal solução para assegurar o melhor controle dos funcionários. Neste artigo, você vai ver tudo que precisa saber sobre esse sistema de controle.

O uso do relógio de ponto

Se lembrarmos a maneira como o controle de presença e de horários dos funcionários costumava ser feito nas empresas e como esse processo foi evoluindo, até chegar no modelo utilizado atualmente, fica clara a importância do relógio de ponto e de sua utilização nas empresas.

Quanto a prática de controle da jornada de trabalho dos funcionários foi estabelecida, as empresas optaram por contratar um profissional que tinha a obrigação de apenas fazer esse trabalho de controle. Em pouco tempo, percebeu-se que essa não era a melhor ideia.

Um funcionário responsável por acompanhar a jornada dos colegas poderia, muito facilmente, cometer erros, deixando de anotar certos horários ou os anotando errado. Por outro lado, o processo também poderia ser fraudado, combinando com os colegas de alterar os horários para cobrir atrasos, por exemplo. Era algo muito difícil de detectar, e péssimo para as empresas.

Além disso, percebeu-se que essa solução é pouco eficiente, por ser uma função facilmente automatizável, por isso ter um profissional encarregado dela seria um desperdício de recurso humano.

Naturalmente, por perceber essas ineficiências, surgiram as alternativas. A principal delas é o relógio de ponto. O primeiro modelo, era bem simples, porém muito mais eficiente que o anterior. Cada funcionário carregava um cartão, de cartolina. O relógio era uma máquina que continha uma abertura, em que o funcionário colocava o cartão, que imprimia o horário e a data no momento que o cartão era colocado.

O processo melhorou, mas ainda estava longe do ideal. O departamento de recursos humanos precisava recolher todos os cartões e comparar com o registro do relógio para contar quantas horas foram trabalhadas durante cada dia.

Durante muito tempo sendo esse o principal modelo, ele foi aperfeiçoado, ganhando algumas variações. Os cartões de cartolina foram substituídos por cartões magnéticos, e até mesmo pela biometria que permite identificar o funcionário sem que ele carregue nada consigo.

Hoje em dia, além da facilidade de identificar o funcionário pelo meio que a empresa achar mais conveniente, a utilização de softwares de controle de relógio de ponto eliminou mais uma grande parte do trabalho, a necessidade de fazer a contagem da jornada do profissional.

A maior evolução no quesito do controle de ponto que vimos até agora é o controle automatizado da jornada, o controle de ponto eletrônico ou digital.

O que é o controle de ponto eletrônico ou digital?

Essa forma de controle de ponto é a mais eficiente e segura do que todas as outras já usada na história da humanidade. Ela substitui o papel e seus inúmeros riscos, como rasuras, erros e perda do documento físico, por um sistema mais eficaz.

A leitura da jornada pode ser feita da maneira que a empresa desejar. Seja através de um cartão, de biometria ou até mesmo do funcionário que coloca as suas próprias horas, através de um aplicativo ou site.

O ponto mais revolucionário dessa forma de controlar as horas trabalhadas é o que acontece depois. Esses dados são assimilados por um sistema, que se conecta com todas as informações importantes referentes a jornada de trabalho de um profissional.

Por exemplo, o sistema pode calcular automaticamente as horas extras a que o profissional tem direito, e verificar se ele cumpriu a carga horária que era sua obrigação, sem que o setor de RH precise olhar a sua carga horária. Isso permite que o setor opere de maneira mais estratégica, diminuindo consideravelmente o tempo gasto em atividades operacionais.

Caso haja algum problema, como alguma falta ou atraso justificado, o profissional pode notificar o RH, que faz uma alteração no sistema e a situação é resolvida rapidamente.

Todos os riscos que existiam com o sistema de ponto antigo são eliminados. Não existe o risco de rasuras por conta do aspecto digital. Não existe o risco de perda dos dados, pois os mesmos são armazenados digitalmente e, mesmo se ocorrer um problema, existem backups e a própria nuvem pode ser usada para guardar os dados.

Outro ponto importante do relógio de ponto digital é a sua versatilidade. Por exemplo, o trabalho home office está cada vez mais comum. Como fazer o controle de jornada de trabalho do profissional que está em casa?

No modelo antigo, isso não é possível. Porém, com o relógio de ponto digital, basta que ele se cadastre no site ou aplicativo para resolver o problema.

Além disso, o relógio de ponto está ficando cada vez mais sofisticado, tomando outras funcionalidades e empregando tecnologias ainda maiores. Por exemplo, o uso do reconhecimento facial para registro do ponto torna o processo ainda mais imune a fraudes e o torna ainda mais fácil para o profissional.

Os sistemas estão até mesmo evoluindo para não controlar a jornada de trabalho pura e simples, mas até mesmo acompanhar o quanto tempo um profissional gasta em uma tarefa. O objetivo não é ser um “big brother”, monitorando cada passo do funcionário durante todo o dia.

Na realidade, essa é uma informação estratégica poderosíssima, que permite encontrar gargalos na produção e mensurar melhor o quanto tempo que os funcionários levam uma determinada tarefa, de modo a estimar com mais precisão quanto tempo dura um projeto, por exemplo.

Todas as informações promovidas pelo relógio de ponto são importantes.

Uma carga de horas muito alta, pode gerar um alto turnover, por exemplo. E, mesmo que isso não ocorra, os profissionais podem se sentir cansados, o que afeta a produtividade. O setor de RH pode, e deve, usar essa informação para antecipar possíveis problemas e garantir o bem-estar do funcionário.

E com a substituição do modelo operacional por um modelo automatizado, os profissionais do setor de RH tem muito mais tempo para se focar em questões estratégias e para tornar a vida dos colaboradores dentro da empresa, ainda melhor.

O relógio de ponto avançou bastante desde a época em que era usado a cartolina até chegar a um sistema integrado e automatizado. Se você quiser conhecer um sistema de relógio de ponto automatizado e que pode se adaptar a sua modalidade, confira o nosso site: https://velti.com.br/

Com a evolução da tecnologia e também com as mudanças da forma como o trabalho é organizado, também evoluiu outro ponto extremamente importante: a legislação sobre o controle de jornada de trabalho.

Ao contrário do que muita gente pensa, biometria não se trata apenas da leitura das impressões digitais do indivíduo. O termo biometria significa medição biológica. Em outras palavras, a expressão remete ao estudo das características comportamentais e físicas de cada pessoa.

Para o ponto biométrico, geralmente é utilizada a impressão digital. O trabalhador posiciona o dedo no leitor óptico – que já deve ter sido cadastrado anteriormente – e o equipamento faz a leitura das características das digitais, comparando-as com o que está registrado no banco de dados.

Vantagens do ponto biométrico

Uma das principais vantagens do ponto biométrico é não permitir que haja fraudes, como no caso de uma pessoa bater o ponto pela outra. Já que a autenticação se baseia nas características físicas ou comportamentais do indivíduo, este precisa estar diante do equipamento para que o registro seja feito.

Outra facilidade é que para fazer a identificação através do ponto biométrico, o funcionário não precisa carregar nada consigo. Desse modo, as empresas não terão que se preocupar com perdas e com a necessidade de confecção e reposição do material.

O que diz a lei sobre a jornada de trabalho?

A CLT tem muito o que dizer sobre o registro da jornada de trabalho dos funcionários. Evidentemente, visto que o objetivo das leis é trazer mais transparência e proteção para ambos os lados.

Primeiramente, a CLT diz que qualquer empresa com mais de 10 funcionários precisa fazer o controle do banco de horas dos mesmos. Mas, a reforma trabalhista de 2017 foi mais um grande ponto de mudança no controle de horas, já que foram incorporadas diversas novas medidas para regulamentar a relação entre profissional e empresa.

Essa reforma trouxe inúmeras mudanças para as relações de trabalho no país, mas, o foco é naquelas que têm algum impacto no registro de horas.

Primeiramente, foi estabelecido um limite para a jornada de trabalho, que caiu de 12 horas para 8 horas. Se houver a necessidade de um trabalho de 12 horas, o mesmo é seguido por um descanso de 36 horas. Já a jornada de trabalho semanal, tem um limite de 44 horas.

Por conta disso, o controle de horas ficou ainda mais importante. É comum que o funcionário precise trabalhar 9 ou mesmo 10 horas, fazendo com que seja necessário fazer o cálculo das horas extras com precisão.

Como dito acima, como o home office e o “teletrabalho” estão ficando cada vez mais comuns, esse tipo de jornada se diferencia do trabalho “externo”, e enquanto não é obrigatório fazer o controle da jornada, cada empresa tem a sua política.

Além disso, é preciso também se atentar ao que a lei diz sobre os próprios pontos.

A primeira lei é conhecida como a lei do ponto eletrônico, cujo objetivo é regulamentar os Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto, de modo a esclarecer como essa solução deve ser usada, da forma mais transparente possível. A ideia por trás é fazer uma primeira regulamentação deste tipo de controle, que ainda era bem novo no mercado.

Alguns dos principais pontos abordados são:

  • Proibição da restrição da marcação;
  • Proibição de marcadores automáticos;
  • Proibição da alteração de dados cadastrados;
  • Obrigatoriedade da emissão de comprovante a cada marcação.

A segunda lei, em forma de uma portaria do Ministério do Trabalho e Emprego, trouxe a possibilidade das empresas usarem formas alternativas de controlar a jornada dos funcionários, através de sistemas que ainda não eram usados. De maneira geral, foram permitidas as batidas online e mobile, o que trouxe muito mais flexibilidade, permitindo que o funcionário seja capaz de bater ponto onde quer que esteja.

Os mesmos pontos principais abordados na Lei anterior ainda estão em vigor, e se tornam ainda mais importantes, com a nova portaria.

Por fim, o INMETRO também traz informações e normas que devem ser consideradas sobre os pontos eletrônicos. Porém, devido a natureza do órgão, essas determinações têm mais a ver com o relógio, em si.

Por exemplo, essas normas deixam claro que se o relógio precisa ser aberto, por qualquer motivo, toda a coleta de dados está suspensa, até que o fabricante desbloqueie. Um exemplo de exigência é que os botões que emitem o documento de comprovação de marcação devem estar bem claros.

Vamos fechar este artigo falando sobre a última peça do quebra-cabeça do sistema de controle de jornada de trabalho: o eSocial.

Relógio de ponto homologado – o que é?

A obrigatoriedade da implantação do relógio de ponto homologado junto ao Ministério do Trabalho e Emprego (TEM) existe desde 2011, a partir da portaria 1510/09 e trouxe maior segurança e confiabilidade para o sistema.

Todas as empresas com mais de dez funcionários e que utilizam ponto eletrônico como controle dos horários das atividades de trabalho devem seguir o regulamento a respeito da homologação.As empresas que utilizam o controle mecânico ou manual não têm obrigação de seguir as novas determinações.Foi definido também que os relógios de ponto precisam ser certificados pelo Inmetro, com base na portaria n° 595/2013. A partir de então, o Inmetro passou a ser responsável pela fiscalização da produção dos equipamentos, comercialização e importação.A certificação dos relógios de ponto pelo Ministério do Trabalho garante maior transparência e credibilidade ao sistema; isso permite fazer com que fraudes sejam reduzidas. Essa tecnologia assegura ainda que as informações a respeito dos registros estejam disponíveis às fiscalizações do MTE.Outra característica do ponto eletrônico homologado é que através do sistema é possível realizar o acompanhamento da jornada do trabalhador, evitando excessos. Além disso, existe a capacidade do mesmo de guardar de cálculos incorretos do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e Previdência Social, por exemplo.Foi determinado também que o relógio de ponto deve possuir “porta fiscal” – uma memória que serve para captar os dados –, além de impressora para emissão dos comprovantes.Para que as funções do equipamento sejam configuradas através de programas específicos, conforme as determinações, é necessária a contratação dos serviços de empresas especializadas nesse tipo de função. Conheça a Velti e as melhores opções de relógio de ponto e sua instalação.Desobedecer a lei não utilizando o relógio de ponto homologado poderá implicar em multa para as empresas.

Um bom controle de ponto evita sérios problemas

O Supremo Tribunal do Trabalho registrou, no primeiro semestre de 2018, 95.363 casos de ações trabalhista relacionadas a problemas com controle de ponto.

Por motivos como esse, manter em funcionamento um sistema de controle de horários eficiente e não suscetível a fraudes é essencial para que as empresas possam se resguardar.Um ponto eletrônico eficiente irá garantir que todos os horários do colaborador sejam seguidos e registrados e que ele receba pelo que trabalhou – nem a mais, nem a menos.

Como implantar o ponto eletrônico na sua empresa

Antes de qualquer coisa, a empresa precisa definir que tipo de tecnologia irá adotar. Para isso, a mesma deverá considerar seu perfil como companhia e suas necessidades específicas envolvidas.

A empresa que, por exemplo, quiser investir em mais segurança e praticidade, poderá optar opção pelo ponto biométrico. Caso as funcionalidades do sistema de biometria não sejam tão essenciais para o negócio, a escolha pelo uso de leitores de cartões pode ser uma alternativa satisfatória.Após a definição do tipo de ponto eletrônico, a instalação deverá ser feita mediante a configuração, de acordo com o expediente dos funcionários e as demais informações relevantes a respeito deles.Com tudo já instalado e configurado, os colaboradores deverão ser cadastrados no banco de dados e receber o acesso ao sistema.O acesso aos relatórios do relógio de ponto poderá ser feito sempre que necessário, como no fechamento da folha de pagamento, por exemplo. Os documentos estão disponíveis através do software instalado e trazem informações como datas, horas trabalhadas comuns e extras e todos os horários registrados.

A integração com o eSocial

A implementação do eSocial é uma atitude do Governo Federal, que visa facilitar a vida da empresa no quesito do envio de informações de fiscalização. Porém, ela não é sem seus desafios.

O eSocial exige que as empresas prestem contas para o Governo de forma praticamente imediata, o que significa que é preciso mais agilidade e organização nos processos. O controle da jornada de trabalho é uma informação importante, e faz parte do eSocial.

As horas extras são o primeiro exemplo. Antes da implementação as empresas poderiam apresentar as horas extras ao governo, até o mês seguinte. Agora, as horas extras precisam ser apresentadas no mesmo mês.

Existem diversas outras atribuições que o eSocial traz para o setor de RH, que deve ser ainda mais eficaz e ter o trabalho mais automatizado possível.

Não é apenas a ação do Governo em exigir uma confirmação das informações de maneira mais ágil que obriga o RH a implementar soluções como o relógio de ponto mais eficiente. O próprio mercado, através da sua crescente competitividade, demanda cada vez mais dos profissionais.

O turnover nas empresas estão cada vez mais altos, por diversos motivos. Primeiramente, existe uma competição cada vez maior por talento, e as empresas precisam se esforçar para reter os funcionários mais talentosos.

Além disso, os colaboradores estão mais cientes do que nunca dos seus direitos e da importância de trabalhar em um ambiente que ofereça uma ótima qualidade de vida. Então, cabe ao setor de RH trabalhar com uma relação mais próxima aos colegas, para poder entregar esse ambiente propício ao trabalho.

Por isso tudo, a função do RH precisa ser mais estratégica. Elaborar ações para garantir a satisfação e qualidade de vida dos funcionários, e organizar processo para atender as exigências do Governo, dos órgãos fiscalizadores e do mercado. Não é um trabalho fácil.

Combinando todos esses aspectos fica claro porque contar com um sistema de relógio de ponto além de ser muito importante, trás muitos benefícios para a sua empresa.

Dentro de uma empresa, são muitas as questões que precisam ser verificadas e supervisionadas. As empresas que ainda utilizam os sistemas convencionais, como o registro manual de ponto, estão simplesmente optando por manter um motivo a mais para se preocupar, uma vez que existe uma alternativa muito mais vantajosa.

Não ter um sistema de relógio de ponto inteligente exige atenção redobrada e trabalho extra da empresa, além de darem lugar a possibilidades de fraudes e erros nos registros.

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