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1 – O que é o eSocial?

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. O cronograma de implantação do eSocial começou a entrar em vigor em janeiro de 2018 seguindo um calendário que varia de acordo com o porte da empresa (veja na tabela abaixo):

calendario_esocial

O objetivo do eSocial é a transmissão digital desses dados para simplificar a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas ao governo, de forma a reduzir a burocracia para as empresas, ao substituir o preenchimento e a entrega de formulários e declarações, que antes eram feitos de forma separada por colaborador.

 

2 – Implicações do eSocial

O eSocial não traz nenhuma nova obrigação ao setor empresarial. As informações que serão encaminhadas ao programa já precisam ser registradas hoje pelas empresas em diferentes datas e meios, alguns deles ainda em papel. O eSocial centraliza o envio de todas essas informações digitalmente.

Na prática, isso significa que ao invés da empresa ou de seu escritório de contabilidade enviar o SEFIP, CAGED, RAIS e demais obrigações trabalhistas, enviará todas essas informações através do sistema eSocial.

Segundo o Governo, a intenção é deixar o processo mais simples para o empregador e, ao mesmo tempo, facilitar o gerenciamento dos dados, o que qualificaria as fiscalizações e evitaria a sonegação.

 

3 – O que muda com o eSocial.

Embora o eSocial não tenha mudado a legislação, temos que ficar atentos aos procedimentos e a rotina do departamento pessoal. Devido a um maior controle do governo, um dos itens que merecem um enorme destaque é a apuração do cartão de ponto.

O cartão de ponto ou ficha de ponto é um dos principais documentos para o fechamento da folha de pagamento, uma vez que é base para apuração das horas extras, adicional noturno, faltas e atrasos.

É comum que empregadores adotem práticas como implantação de “datas de corte” para fechamento dos cartões de ponto, tal como dia de 25 de um mês a 24 do mês subsequente, visando viabilizar o fechamento de sua folha de pagamento em tempo hábil.

Embora o eSocial, até o momento, não preveja o envio mensal dos cartões de ponto, há situações ao longo do ano que poderão expor o procedimento ao fisco, como exemplo, o colaborador que gozará 30 dias de férias dentro de um único mês. Caso ele tenha horas extras do mês anterior, como estas serão remuneradas?

Assim, a melhor prática a ser adotada é migrar o fechamento de ponto para que contemple o mês todo, ou seja, de 1 a 30/31 para que essas horas sejam remuneradas até o quinto dia útil subsequente.

Lembrando que não se trata de uma imposição do eSocial, mas com o envio das informações detalhadas ao governo, esta prática que é comum porém passível de questionamentos ficará em evidência, fazendo com que a empresa possa ser autuada, visto que o pagamento do salário não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês.

 

4 – Como estar preparado para o eSocial?

Devido a um maior controle das obrigações trabalhistas e fiscais pelo governo federal com a implantação do eSocial, empresas e escritórios contábeis necessitam de muito mais agilidade na hora de apurar a ficha de ponto para o fechamento da folha de pagamento. Isso para não correr o risco de atrasos ficando sujeitas a multa de 10% e correção monetária sobre o valor em atraso.

Para evitar essa e outras multas sua empresa precisa ter um ótimo sistema de gestão de ponto que realize o fechamento da ficha ponto de forma automatizada. O Velti Ponto além de cumprir todos os requisitos e normativas do Ministério do Trabalho e Inmetro, facilita o fechamento da folha de ponto fornecendo acesso e correções no espelho ponto em tempo real, evitando atrasos.

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