A pandemia de coronavírus, declarada como Emergência de Saúde Global pela Organização Mundial de Saúde (OMS), tem produzido impactos na saúde da população e também consequências em outros aspectos da vida — sociais, econômicos e culturais.

Na falta de vacina e de tratamento específico, a principal medida para o enfrentamento da Covid-19 é o isolamento social. Para conter o crescimento exponencial da doença, a recomendação de governantes e autoridades sanitárias é o distanciamento.

Com isso, mudam-se as rotinas de famílias, empresas, cidades e países inteiros. A diminuição do fluxo de pessoas nas ruas, o fechamento de estabelecimentos comerciais, a interrupção de serviços, o cancelamento de voos e de eventos provocam efeitos profundos nos negócios.

Muitas organizações já sentem suas repercussões: retração do mercado consumidor, redução das vendas e dificuldades logísticas e operacionais são apenas algumas delas. Nessa conjuntura de incertezas, fruto de um crítico contexto global, como as empresas podem mitigar os efeitos da crise?

Planejar, mesmo na crise

Mesmo em cenários de crise, não se pode abrir mão de um planejamento estratégico. A pandemia em curso exige a elaboração de planos, a curto e médio prazo, adaptados às circunstâncias atípicas e que mudam em ritmo frenético. É preciso agir rápido, mas qualquer ação deve ser previamente estudada, pensada e calculada.

Para isso, é desejável ter um diagnóstico da situação da empresa que leve em conta as dimensões financeiras, operacionais, contábeis e humanas, incluindo eventuais consequências da pandemia. Ou seja, reconhecer a realidade do negócio em todos os aspectos possíveis.

A gestão da crise demanda uma equipe dedicada a esta árdua tarefa. Um grupo multifuncional, com profissionais e colaboradores em constante treinamento, capaz de desenvolver planos e estratégias, bem como colocá-los em prática.

Esta etapa deve contemplar a sistematização de todas as informações disponíveis, o estabelecimento de objetivos e metas para aplicação imediata ou de forma gradual, a definição de protocolos, a antecipação de possíveis cenários, o monitoramento das mudanças e a capacitação contínua dos colaboradores.

Para auxiliar as organizações a atravessarem essa tormenta, a empresa de auditoria e consultoria Deloitte preparou um plano de ação com recomendações que abarcam três etapas:

– Resposta à crise: engloba atividades com o objetivo de assegurar a continuidade dos negócios;

– Recuperação: abarca ações necessárias para restabelecer áreas críticas e frágeis da organização;

– Sustentação: fase na qual é possível planejar o retorno à normalidade em uma nova condição.

Ter um plano de ação colabora para que a empresa possa não apenas reagir com rapidez diante dos entraves e dificuldades, mas também adotar uma postura assertiva e propositiva, em busca de soluções criativas e novas oportunidades na gestão da crise.

Avaliação e redução de riscos

O coronavírus coloca em perigo a saúde das finanças e do quadro de colaboradores das empresas. Por isso, em primeiro lugar deve estar a segurança e o bem-estar físico e mental de colaboradores, clientes e toda a comunidade do entorno da organização.

É necessário, portanto, avaliar e compreender quais são os riscos aos quais a empresa está exposta para conceber as respostas apropriadas. Reduzir essas ameaças, na medida do possível, deve ser uma responsabilidade assumida por dirigentes, gestores e empreendedores.

A análise deve incluir dimensões estratégicas e operacionais, com enfoque em pontos como o potencial de sobrevivência, o faturamento, o comportamento de clientes e concorrentes, sem deixar de lado a conjuntura sanitária mais ampla da pandemia.

Entre os elementos que devem ser examinados estão ainda o aumento dos custos, os entraves logísticos decorrentes das restrições de deslocamento, os atrasos ou interrupções no fornecimento de insumos, as questões relativas à proteção da saúde dos funcionários.

As respostas podem englobar, por exemplo, a adequação de procedimentos de atendimento a clientes, ajustes nas operações logísticas e a instituição do trabalho remoto para setores específicos ou para a totalidade da empresa.

Aperfeiçoamento de processos e redução de custos

Gerir a crise instaurada pelo coronavírus demanda esforços de toda a empresa para aperfeiçoar fluxos e processos, reduzir custos não essenciais, realocar tarefas e pessoas. Mapear os pontos que podem ser otimizados é um primeiro passo nessa trajetória.

É tempo de ajustar orçamentos, fortalecer parcerias com fornecedores e colaboradores, renegociar dívidas, procurar oportunidades de crédito, repensar contratos e as condições de pagamento a eles atrelado.

O momento pede a priorização de ações e o direcionamento de esforços em busca de melhores resultados, considerando as limitações impostas pela pandemia. A circunstância pode ser apropriada, por exemplo, para investir na formação da equipe e na reestruturação do ambiente físico de trabalho.

Uma perspectiva que merece atenção é a adoção do trabalho remoto, em resposta às recomendações para reduzir o contato entre as pessoas. O chamado home office demanda planejamento, comunicação constante, ferramentas de suporte e instauração de indicadores de acompanhamento.

Política de comunicação e gestão da informação

Informação de qualidade e constantemente atualizada é uma grande aliada na gestão de crises. Mas, gerenciar e monitorar estes dados em um ambiente atípico, marcado por incessantes mudanças, constitui um desafio.

A pandemia torna mais evidente a relevância de uma política de comunicação adequada aos objetivos da empresa e orientada por princípios como transparência e responsabilidade social.

Informação confiável é matéria-prima para a avaliação constante do cenário, as tomadas de decisões, a compreensão das transformações nos hábitos e prioridades de consumo, por exemplo.

Isso destaca a importância de investir em estratégias de comunicação interna e externa, adaptadas aos diversos públicos-alvo: clientes, potenciais clientes, funcionários parceiros, investidores, fornecedores e órgãos reguladores. Disseminar informações de qualidade pode tornar a empresa uma referência para a comunidade.

Por fim, é preciso estar atento às oportunidades que surgem mesmo nas circunstâncias mais adversas, sejam elas a exploração de novos mercados e públicos, a incorporação de ferramentas tecnológicas, a automatização de processos ou o fortalecimento da imagem positiva da empresa perante a sociedade.

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