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Um dos documentos mais importantes na relação entre colaborador e empresa é a folha de pagamento. Sua função é de caráter informativo, fiscal e contábil e não segue nenhum modelo padrão, podendo variar entre as empresas.    

Esse documento demanda um alto investimento das companhias e é vital para o cumprimento das obrigações legais. Nele, basicamente, constam informações referentes à remuneração de um colaborador, bem como possíveis descontos. Seu cálculo, então, considera diversos aspectos, como benefícios, férias e horas extras, entre outros.   

Não à toa, segundo estudo do TMF Group, especialista em contabilidade, folha de pagamento e internacionalização de empresas, o Brasil é considerado um mercado difícil para se fazer negócios. Conforme a pesquisa, o país é o segundo mais complexo do mundo para operar em termos de regras, como obrigações contábeis, fiscais e trabalhistas.  

Como todo gestor deseja aumentar a produtividade do negócio sem elevar os gastos da empresa, esse objetivo pode ser cumprido com uma gestão de folha de pagamento inteligente. Para isso, é necessária a adoção de medidas estratégicas para auxiliar no processo.    

Confira algumas dicas! 

Provisione gastos

Para que não haja erros, todos os pagamentos devem ser planejados com antecedência. Mas além de determinar as datas de fechamento em tempo hábil, também é importante contar com o provisionamento de acertos maiores. Os gastos com férias e 13º salário, por exemplo, devem ser considerados e planejados desde o começo do ano. Dessa forma, evitam-se problemas na gestão financeira no final do ano.  

Ademais, também é importante se atentar a alguns fatores que podem afetar a folha de pagamento. Por exemplo: mudanças na legislação trabalhista, mudanças internas da empresa, promoções e novas contratações.  

Estabeleça salários e cargos 

A partir de uma definição clara sobre a posição de cada colaborador no quadro de funcionários, é possível lançar as informações com mais precisão e facilitar o controle dos pagamentos corretos. Além disso, uma estrutura bem definida permite verificar quais setores ou funções poderiam receber mais investimento. 

Controle as horas trabalhadas

registro de ponto eletrônico é responsável por armazenar informações sobre os dias trabalhados e cumprimento dos horários de entrada, saída e intervalos. Um bom controle de ponto reduz bastante os erros na folha de pagamento, visto que os registros impedem pagamentos indevidos. Então, com essas informações bem registradas, a empresa garante respaldo jurídico caso venha a sofrer alguma ação trabalhista no futuro. 

Além disso, se sua empresa contar com um sistema voltado para esse controle, os funcionários não precisarão esperar o fechamento da folha para negociar uma folga ou pedir mais horas de trabalho.   

Conte com a ajuda da tecnologia

Atualmente existem softwares para controle de ponto que ajudam a processar as folhas de pagamento. Assim, otimizando tempo e recursos. Eles não só auxiliam a compilar as horas trabalhadas, como podem também ser programados para aplicar alguns descontos de forma automática. Logo, um trabalho que levaria dias para ser finalizado pode ser feito em poucas horas e de forma bem mais precisa.   

Além disso, um bom software que  suporte ao cálculo e gestão da folha de pagamento colabora para a redução de erros durante o processamento. Dessa forma, ajuda o RH a manter os prazos de distribuição dos documentos e dos créditos de remuneração.    

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